Privacyverklaring en fotoprotocol

Laatst bijgewerkt: 27 september 2026

c.k.c. Maassluis vindt het belangrijk dat leden, vrijwilligers, bezoekers en andere betrokkenen weten wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. In deze privacyverklaring leggen we in gewone taal uit welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen, met wie we ze delen en welke keuzes en rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Korfbalvereniging c.k.c. Maassluis, gevestigd aan Wipperspark 1B, 3141 RD Maassluis en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40385601, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring staan. Voor privacyvragen of een verzoek over je gegevens kun je mailen naar secretaris@ckcmaassluis.nl. Algemene vragen kunnen naar infockc@ckcmaassluis.nl.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Lidmaatschap en verenigingsadministratie

Voor het aangaan en uitvoeren van het lidmaatschap verwerken we onder meer naam, adres- en contactgegevens, geboortedatum, geslacht voor zover nodig voor de competitie-indeling, KNKV-relatiecode, team en functie, betaalgegevens en informatie over contributie. De grondslag is de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. Wettelijk verplichte financiële administratie verwerken we om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Sportlink, teams en wedstrijden

Via Sportlink en de KNKV ontvangen en beheren we gegevens die nodig zijn voor ledenadministratie, teamindeling en deelname aan competities. De website importeert voor bevoegde beheerders onder meer namen, contactgegevens, rol, team, relatiecode en eventueel een ledenfoto. Publiek tonen we alleen gegevens die nodig zijn voor team- en wedstrijdinformatie. De grondslag is de uitvoering van het lidmaatschap en, waar passend, ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare sport- en verenigingsorganisatie.

ClubCenter Live

Bevoegde coaches en statistici kunnen de afgeschermde ClubCenter Live-app gebruiken. Daarbij verwerken we hun account-ID en e-mailadres, teamtoegang en wie een rapportversie heeft gemaakt. Per wedstrijd verwerken we team- en spelersnamen, rugnummers, geslacht voor de korfbalopstelling, wedstrijdgebeurtenissen en statistieken. Dit is nodig om de wedstrijdregistratie uit te voeren en te corrigeren. Toegang wordt per team beperkt en verloopt via een beveiligde, tijdelijk geldige sessie.

Contact, proeftrainingen en formulieren

Als je mailt of een formulier invult, verwerken we de gegevens die je zelf geeft, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden, een proeftraining of activiteit te organiseren of stappen te zetten voordat je lid wordt. De grondslag is uitvoering van je verzoek of overeenkomst; voor algemene correspondentie is dat ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en de vereniging te organiseren.

Velden die als verplicht zijn gemarkeerd hebben we nodig om je aanvraag of inschrijving te behandelen. Geef je die gegevens niet, dan kunnen we het betreffende verzoek mogelijk niet uitvoeren. Andere gegevens zijn vrijwillig.

Nieuwsbrief

Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, gebruiken we je e-mailadres en het bewijs van je aanmelding om clubnieuws te sturen. Dit doen we op basis van je toestemming. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldmogelijkheid. Intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verzendingen.

Websiteaccounts, beheer en beveiliging

Van websitebeheerders en redacteuren verwerken we onder meer naam, e-mailadres, accountnaam, wachtwoordhash, rollen, inloggegevens en beveiligingslogboeken. Bij ieder websitebezoek kunnen de webserver en beveiligingssoftware tijdelijk IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserinformatie en technische fout- of aanvalssignalen vastleggen. Dit doen we vanwege ons gerechtvaardigd belang om de website betrouwbaar, beschikbaar en veilig te houden.

Websiteanalyse

Na je toestemming gebruiken we Google Analytics 4 om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt en om deze te verbeteren. Daarbij worden onder meer online identificatoren, globale locatie-, apparaat-, browser- en gebruiksgegevens verwerkt. De grondslag is toestemming; zonder toestemming wordt het Analytics-script niet geladen. Je kunt je keuze onderaan iedere pagina intrekken.

Foto, video en nieuws

We publiceren nieuws, teaminformatie, uitslagen, foto’s en video’s om verslag te doen van het verenigingsleven en de vereniging zichtbaar te maken. Per publicatie beoordelen we de context en privacybelangen. Voor gerichte portretten, promotionele opnamen en situaties waarin toestemming nodig is, vragen we die vooraf; bij kinderen betrekken we zo nodig de ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Voor sfeerbeelden en verslaggeving kan ons gerechtvaardigd belang de grondslag zijn, na een belangenafweging. Wil je niet herkenbaar in beeld of wil je een publicatie laten beoordelen, mail dan naar redactie@ckcmaassluis.nl of de secretaris. We verwijderen of wijzigen materiaal als daar gezien de omstandigheden reden voor is.

Vrijwilligers, evenementen, sponsoring en betalingen

Voor inzetroosters, bardiensten, scheidsrechtersbeurten, activiteiten, vrijwilligerswerk, sponsoring, donaties, de jaarlijkse Koningsdagloterij, kledinguitgifte, declaraties en betalingen verwerken we de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Het kan gaan om naam, contactgegevens, beschikbaarheid, taak of functie, deelname, lot- of betalingsgegevens en, waar nodig, IBAN. De grondslag is de betreffende afspraak of overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een goede verenigingsorganisatie. Waar een activiteit afzonderlijke toestemming vraagt, vermelden we dat bij de inschrijving.

We vragen geen beroep of andere aanvullende gegevens van leden of ouders tenzij voor een concreet doel duidelijk is waarom dit noodzakelijk is. Daarmee verbeteren we het oude protocol door gegevensminimalisatie als uitgangspunt te nemen.

3. Krijgen we gegevens van anderen?

We krijgen gegevens meestal van jouzelf of, bij minderjarige leden, van een ouder of vertegenwoordiger. Leden- en wedstrijdgegevens kunnen ook afkomstig zijn van Sportlink, de KNKV, een teambegeleider of een andere bevoegde verenigingsfunctionaris. Openbare wedstrijd- en competitiegegevens kunnen uit de diensten van de KNKV komen.

4. Met wie delen we gegevens?

Alleen vrijwilligers, medewerkers en leveranciers die de gegevens voor hun taak nodig hebben krijgen toegang. Afhankelijk van de dienst kan het gaan om:

• de KNKV en Sportlink voor leden-, team- en wedstrijdadministratie;
• de leverancier van het inzetrooster, voor zover nodig om bardiensten, vrijwilligerstaken en scheidsrechtersbeurten te plannen;
• onze hosting-, e-mail-, websitebeheer-, back-up- en beveiligingsleveranciers;
• Mailchimp/Intuit voor de nieuwsbrief;
• Google voor websiteanalyse en YouTube voor externe video’s, alleen nadat je voor de betreffende categorie toestemming hebt gegeven;
• betaal-, boekhoud- en incassodienstverleners als dit nodig is voor contributie of een betaling;
• overheidsinstanties of andere partijen als de wet ons daartoe verplicht.

We verkopen geen persoonsgegevens. Met verwerkers maken we afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik voor onze opdracht.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers, waaronder Mailchimp/Intuit, Google en bepaalde beveiligings- of clouddiensten, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat gebeurt, gebruiken we een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en beoordelen we waar nodig aanvullende maatregelen. Externe media worden op de website pas geladen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wet een langere termijn vereist. Daarbij hanteren we in ieder geval deze uitgangspunten:

• leden- en teamgegevens: tijdens het lidmaatschap en daarna alleen zolang nodig voor afhandeling, verenigingsarchief en wettelijke verplichtingen;
• financiële administratie: zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar;
• contact- en formulierberichten: in beginsel maximaal twee jaar na afhandeling, tenzij het bericht onderdeel wordt van een lidmaatschaps-, incident- of juridisch dossier;
• nieuwsbriefgegevens: tot je je afmeldt; het minimale bewijs van aan- of afmelding kan langer worden bewaard om die keuze te respecteren;
• website- en beveiligingslogboeken: zo kort mogelijk en in beginsel maximaal twaalf maanden, tenzij een concreet beveiligingsincident langer onderzoek vereist;
• ClubCenter Live-sessies: maximaal zestien uur; wedstrijdrapporten en correctieversies blijven bewaard zolang ze nodig zijn voor sportieve verantwoording, correcties en verenigingsarchief; operationele back-ups worden volgens het geldende back-upschema verwijderd;
• foto’s, video’s en nieuws: zolang de publicatie actueel of van blijvende verenigingshistorische waarde is, met periodieke beoordeling en ruimte voor bezwaar.

7. Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, beperkte rollen en toegangsrechten, beveiligde beheerdersaccounts, updates, logging, back-ups en afscherming van de Live-app per team. Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Vermoed je misbruik of een datalek, meld dit dan zo snel mogelijk bij de secretaris.

Bij een beveiligingsincident onderzoeken en beperken we de gevolgen, leggen we het incident vast en beoordelen we of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht is. Als het incident waarschijnlijk een hoog risico voor betrokkenen oplevert, informeren we ook de betrokken personen, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

8. Jouw privacyrechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar secretaris@ckcmaassluis.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. We reageren in beginsel binnen één maand.

Ben je niet tevreden over onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het ook graag eerst, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

9. Geautomatiseerde besluiten

We nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend door geautomatiseerde verwerking of profilering tot stand komen.

10. Cookies en lokale opslag

Voor informatie over cookies, de opslag van cookievoorkeuren en externe media verwijzen we naar ons cookiestatement. Via de knop “Cookievoorkeuren” onderaan iedere pagina kun je je keuze op elk moment wijzigen of intrekken.

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging van doeleinden of toestemmingskeuzes vragen we waar nodig opnieuw om toestemming.

12. Fotoprotocol

Dit onderdeel vervangt en verbetert het fotoprotocol uit 2020. Het geldt voor foto- en video-opnamen van leden, vrijwilligers, bezoekers en andere betrokkenen op de website, de eigen socialmediakanalen van c.k.c. Maassluis en teamcommunicatie zoals WhatsApp-groepen.

Waar en door wie mogen opnamen worden gemaakt?

• Tijdens wedstrijden, officiële toernooien, trainingen en andere verenigingsactiviteiten kunnen leden, ouders of verzorgers, aangewezen vrijwilligers en uitgenodigde pers foto- of video-opnamen maken.
• In kleedkamers en douche- of verzorgingsruimten zijn foto- en video-opnamen niet toegestaan.
• Opnamen voor een ander doel dan verenigingsverslaggeving, teamcommunicatie of sporttechnische analyse vereisen voorafgaande goedkeuring van het bestuur en, waar nodig, toestemming van de betrokkenen.
• Wie voor privégebruik opnamen maakt, is zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik en verdere verspreiding. De vereniging kan gedrag tijdens haar activiteiten wel aanspreken en zo nodig maatregelen nemen.

Publicatie door de vereniging

• We publiceren alleen materiaal dat past bij het doel en de sfeer van de activiteit. Bij kinderen kiezen we bij voorkeur voor groeps- of actiebeelden met meerdere deelnemers in plaats van een individueel portret.
• Kinderen worden alleen afgebeeld in passende wedstrijd-, trainings- of vrijetijdskleding. Beelden die vernederend, kwetsbaar, intiem of anderszins ongepast kunnen zijn publiceren we niet.
• We publiceren geen privé-adressen of telefoonnummers bij beelden. Zakelijke contactgegevens van bestuursleden, vrijwilligers, trainers of andere clubfunctionarissen publiceren we alleen wanneer dat nodig is voor hun functie.
• Voor gerichte portretten, promotionele campagnes en andere situaties waarin toestemming de passende grondslag is, vragen we die vooraf. Bij minderjarigen vragen we waar nodig toestemming aan een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
• Voor algemene sfeerbeelden en journalistieke verslaggeving van verenigingsactiviteiten kan het gerechtvaardigd belang van de vereniging de grondslag zijn. We wegen daarbij steeds het publicatiebelang af tegen de privacy van de afgebeelde personen.

Bezwaar en verwijdering

• Leden en ouders of verzorgers kunnen vooraf aan de secretaris doorgeven dat zijzelf of hun kind niet herkenbaar op clubpublicaties willen staan. We registreren zo’n bezwaar voor de betrokken vrijwilligers en houden er bij selectie en publicatie rekening mee. Het bezwaar kan later worden ingetrokken.
• Je hoeft een privacybezwaar niet uitgebreid te motiveren. Een korte, duidelijke melding met voldoende informatie om de persoon of publicatie te vinden is genoeg.
• Je kunt ook na publicatie om beoordeling, aanpassing of verwijdering vragen via redactie@ckcmaassluis.nl of de secretaris. We reageren zo snel mogelijk en verwijderen of wijzigen het materiaal als het privacybelang zwaarder weegt of toestemming wordt ingetrokken.

Teamgroepen en sporttechnische video

• Ook in team-WhatsApp-groepen en vergelijkbare besloten kanalen gelden de regels over passende beelden, terughoudendheid bij kinderen en bekende bezwaren. Begeleiders delen alleen wat voor het teamdoel nodig is.
• Een trainer of coach kan opnamen laten maken voor prestatieverbetering. De volledige opname wordt alleen gedeeld met vooraf aangewezen personen, niet voor andere doelen gebruikt en verwijderd zodra de analyse en eventuele bezwaar- of evaluatietermijn zijn afgerond.
• Voor delen buiten de afgesproken groep of voor commerciële en promotionele doeleinden is een nieuwe beoordeling en zo nodig toestemming vereist.

Verantwoordelijkheid en incidenten

Het bestuur is verantwoordelijk voor de officiële website en eigen officiële socialmediakanalen van c.k.c. Maassluis. Voor persoonlijke accounts van leden of bezoekers is de plaatser zelf verantwoordelijk, maar de vereniging kan bij strijd met dit protocol of een veilig sportklimaat verzoeken om verwijdering en verenigingsmaatregelen nemen.

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie. Bij een incident onderzoekt het bestuur wat er is gebeurd, beperkt het verdere verspreiding, informeert het betrokken lid en bij een minderjarige diens ouder of vertegenwoordiger, en kan het disciplinaire maatregelen nemen of melding doen bij de daarvoor aangewezen instantie.