Als Secretaris leer je de club en jezelf nog beter kennen26/06/2023

Aankomende algemene vergadering  – woensdag 11 oktober 2023 – zal de laatste zijn, voor mij als zijnde secretaris. Na een aantal jaar is het mooi geweest. En wat waren het interessante jaren: een giga vernieuwbouwing van ons clubhuis, corona perikelen, vernieuwde statuten, voor het eerst Koningsnacht en Bestuur meets Commissies. Alleen het huishoudelijk reglement is iets wat ik nog graag zou willen doen na mijn “termijn”. Wellicht samen met jou als nieuwe secretaris? 

Secretaris is een mooie rol. Helemaal als je nieuwsgierig bent naar het reilen en zeilen binnen een sportvereniging en wat er leeft onder de leden. Je je eigen tijdsinvestering en het moment van uitvoering wil bepalen. En je het beste met de club voor hebt. Altijd kijkend vanuit het algemeen belang. Kritische vragen durven stellen. En meedenkend om mooie ideeën van onze leden te realiseren. Want die ideeën zijn er gelukkig genoeg! Iets wat CKC een mooie en inspirerende vereniging maakt. Durf te dromen. En het bestuur zet je met belangstellende doch kritische vragen aan tot nadenken, altijd vanuit de positieve kant om je droom te kunnen realiseren.

Toch was mijn eerste gedachte toen Mariëlle me vroeg: Secretaris, ik weet het niet hoor. Administratie en achter mensen aanzitten om te vragen hoe de uitstaande acties ervoor staan [Dit was mijn beeld van secretaris]. Als ik ergens niet goed in ben en geen energie van krijg, dan is dát het wel. Maar alleen al door de vraag, werd ik wel tot nadenken gezet. Klopt mijn beeld wel? Waarom zou ik het niet proberen? Wat kan ik hiervan leren? What’s in it for me?

Kijkende naar werk / functies die ik ambieerde, was zo’n secretarisrol best interessant. Een mooie kans om mezelf te ontwikkelen en om te onderzoeken of een dergelijke rol bij me past. Daarbij ben ik nieuwsgierig en de stukjes vanuit het bestuur trokken altijd al mijn interesse. Het ging om een tijdelijke vervanging van Mariëlle, die op zwangerschapsverlof ging. Dus ik had niet het gevoel dat ik voor 4 jaar een verplichting aan ging. Ideaal om aan een dergelijke bestuursfunctie te proeven.
Uiteindelijk is het anders gelopen, en zijn we 4 jaar verder. Want ja, ik vond het toch wel leuk en interessant, en ik word gewaardeerd door mijn mede bestuursleden. We zijn een echt team. We respecteren elkaar, luisteren naar elkaar, spreken ons allen uit als iemand te “snel” gaat of juist te “langzaam”, en zo worden er vrij vlot doch weloverwogen knopen doorgehakt. We vullen elkaar écht aan. Dat geeft vertrouwen om samen met plezier te kunnen presteren. Zeker als er grote, spannende zaken spelen die grote impact kunnen hebben op onze club, zoals de vernieuwbouwing. Uiteraard helpt een bouwcie vol vakmensen die het beste met CKC voort hebben ook mee. Het blijft een optelsom.

Ik heb geleerd om de verwachtingen die andere van mij hebben te checken, evenals hun behoeften. Zaken loslaten. Goed is goed genoeg. En erop vertrouwen dat het altijd goed komt. Als bestuurslid hoef je niet alles zelf op te pakken, juíst niet. Eerst bedenken waar iets thuis hoort, zodat iedereen in zijn/haar kracht komt te staan. Onze leden hebben ideeën genoeg voor de invulling van nieuwe plannen. Leden dragen de club, het bestuur ondersteunt slechts. Dit is iets wat wennen was/is voor iedereen, ook voor ons, en dat er door de tijd heen steeds meer inkomt. Elkaar hierop scherp houden blijft belangrijk.
Bestuur meets commissiedagen zijn energiegevend om mede te mogen organiseren/leiden. Plannen van verschillende commissies bij elkaar zien komen, die elkaar versterken. Daarbij is mijn perspectief verrijkt. Wat niet gaat, dat gaat niet – punt. We kunnen niet alles, en dat moeten we ook niet willen. Keuzes maken. En evengoed altijd denken in mogelijkheden, ook wel omdenken: wat heb jij nodig om een secretarisrol te willen/kunnen uitoefenen? Een gedachtegang die ik enorm waardeer, en waarvoor ik mijn mede bestuursleden ook via deze weg alvast voor wil bedanken. 

De tijdsinvestering en bereikbaarheid is maar net wat je met je mede-bestuursleden en managers afspreekt, en wat je zelf wilt bereiken. Evenals de flexibiliteit qua fysieke aanwezigheid op de club. Dankzij corona zijn MS Teams vergaderingen algemeen geaccepteerd, en voor bestuurszaken best effectief gebleken. Om toch een indicatie te geven: 

• Bestuursvergadering via MS Teams, om de 6 weken; 
• Managersoverleg live, om de 6 weken; 

• Snelle beslissingen nodig voor voortgang commissie? De aanvrager stuurt het voorstel ter besluitvorming vooraf in. En via de App is er binnen een week een datum gepland voor kort overleg/besluit. 
• Mailverkeer zie je binnenkomen op je telefoon en kan je doorzetten naar de betreffende persoon/commissie. Die pakt het verder op, waar nodig.
• Pak de dingen op die jij belangrijk vindt en aansluiten op de verenigingsdoelen, en waar jij energie van krijgt.  
  Bijvoorbeeld: stukjes schrijven vanuit het bestuur; Bestuur meets Commissies organiseren; langs de notaris voor geüpdate statuten; aandacht schenken aan vrijwilligers/jubilarissen; etc.
• Fysieke post is altijd bezorgd bij Mariëlle, die na haar zwangerschapsverlof terugkeerde als vice-voorzitter. Héél fijn om zo taken samen te kunnen verdelen. Dit geeft aan dat het ook niet altijd vast staat.
• Scherp zijn op de juiste mensen tijdig betrekken, meningen en ideeën ophalen etc. En zaken (terug)leggen waar ze horen. Commissies het vertrouwen geven. En aanhaken/bijsturen, waar nodig. 

• Algemene vergadering voorbereiden ter verantwoording naar alle leden, middels het jaarplan en jaarverslag, inclusief begroting en contributievoorstel. Dit is vooral coördineren, en ondersteunen waar nodig.
• Nieuwjaarsreceptie voorbereiden.

Denk jij na dit gelezen te hebben: eigenlijk best een mooie kans/ervaring zo’n secretarisrol? Ik wil meer weten, of, ik ga nadenken over de voorwaarden waarop ik een dergelijke rol zou kunnen/willen invullen?
Weet me te vinden. Ik sta altijd open voor een praatje. Geen zorgen, zonder verdere verwachtingen… jij bent in the lead.

Ook de andere bestuursleden ontmoeten en hun rol leren kennen?
Kom vrijblijvend langs op dinsdag 22 augustus 19.30 uur in de kantine, voorafgaand aan een bestuursvergadering. Laat je vooraf weten dat je komt? Mail naar secretaris@ckcmaassluis.nl.

Voor nu, ook namens mijn mede-bestuursleden: een hele fijne, ontspannen zomervakantie gewenst!